ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO E ORGANIZAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO E ORGANIZAÇÃO

             Observando a imagem acima, temos a impressão de que nem é o mesmo ambiente, mas se observar os detalhes constatará que se trata do mesmo local. QUANTA MUDANÇA...

              E o que tem haver com o título "Administração de Tempo"?

            Exatamente tudo, pois quem nunca passou pela situação de ter que encontar um documento ou objeto e precisou tirar tudo do lugar para achar e quando acha, percebe o quanto perdeu tempo para essa atividade, se estivesse organizado o tempo de procura seria muito menor.

             Outro problema muito comum de se encontrar, é a falsa organização.
PENSO QUE SOU ORGANIZADO, PORÉM....
NÃO ANOTA NADA, CONFIA NA MEMÓRIA.
ORGANIZA DO SEU JEITO, SÓ ELE ENCONTRA E "QUANDO" ENCONTRA.

Se você se encaichou em algumas das situações do vídeo, não se desespere, pois o uso correto de um a simples agenda ou a ferramenta da tecnologia do seu celular, por exemplo pode e muito te livrar de perder prazos, esquecer de compromissos entre outros prejuisos.

Um simples hábito de fazer uma lista do que precisa ser feito no seu dia ou semana, e ir colocando OK assim que feito, já pode ajudar e muito o seu dia dia e evitar de esquecer coisas simples.
Não confie na memória anote!

ORGANIZANDO ARQUIVOS

Veja como organizar seus arquivos. (Assista ao vídeo)

O arquivo possibilita uma rápida e ordenada classificação e localização,com a função vital de guardar e conservar, numa mesma ordem, todos os documentos, preservando as informações não só para consultas imediatas, como também para consultas futuras, sendo assim, uma importante memória mecânica.

Todo assessor ou secretária, não importa qual o tamanho de sua empresa, tem de arquivar boa porção de papéis. Mesmo se houver uma seção de arquivos, encarregada dessa tarefa, haverá sempre arquivos de seu chefe, arquivos confidenciais e arquivos de papéis da firma e bancários que são mantidos particulares.

Como assessor ou secretária, você é responsável por seus próprios arquivos: ninguém lhe dirá onde ou como arquivar os seus papéis; assim sendo, os diversos sistemas de arquivos deveriam ser familiares, de modo que você poderá escolher aquele que melhor sirva para as necessidades de seu chefe.

ARQUIVO NUMÉRICO

É o que dispõem, em sequência numérica crescente, todas as pastas e documentos. Obedecem sempre a mesma ordem de entrada. É considerado indireto, pois sua consulta depende de um índice.

7. Futurama turismo (agência de viagens)

            7.1 Hotéis Internacionais

            7.2 Hotéis nacionais

            7.3 Pousadas

                          7.3.1 Pousadas 5 estrelas

                          7.3.2 Pousadas 3 estrelas

            7.4 Chalés

A RQUIVO ROTATIVO

Permite que os documentos fiquem dispostos de modo a girar em volta de um eixo, quer vertical, quer horizontal. Os mais usados são os rotativos de mesa. Armários rotativos manuais ou elétricos para pastas surpresas.

ARQUIVO ALFABÉTICO

Sistema de arquivar que faz uso do alfabeto para classificar as pastas, através do assunto, nome de funcionários, clientes, empresas, departamento, etc. Arquivo alfabético é o sistema que com maior facilidade se ajusta a qualquer tipo de escritório.

No arquivo com nome de pessoas físicas, encontra-se primeiro

o sobrenome e depois o nome. Como é o caso de bibliotecas.

Ex: Silva, José Antônio da

No arquivo com nome de pessoas jurídicas,

deve-se conservar o nome da empresa intacto.

Ex: José Antônio da Silva LTDA

Na utilização de pronomes de tratamento,

de títulos político, etc., deve-se colocar

no final do nome.

Ex: Edemir Flaquer, Dr.

ARQUIVO ALFANUMÉRICO

        Este arquivo procura utilizar as vantagens dos métodos alfabéticos e a rapidez e precisão dearquivamento do numérico. Inicialmente é necessário um planejamento prévio das divisões que se fará no alfabeto.

A. Secretariado

            A.1 Exercícios

            A.2 Trabalhos

            A.3 Provas

B. Departamento Pessoal

            B.1 Exercícios

            B.2 Trabalhos

            B.3 Provas

IDADE DOS AQUIVOS:

ATIVO, CORRENTE OU ADMINISTRATIVO, PRIMÁRIO

•         Guarda documentos de uso frequente;

•         Continua recebendo documentos diariamente

 SEMI-ATIVO,INTERMEDIÁRIO, SECUNDÁRIO

•         Arquivamento transitório, preserva documentos que não são utilizados com frequência, mas devem ser conservados, devidamente classificados e à disposição para consultas.

 HISTÓRICO, PERMANENTE, PASSIVO OU TERCIÁRIO

•         Guarda-se os documentos que são consultados ocasionalmente. Os documentos arquivados em caixas devem conter etiqueta.

•         Arquivo Morto, esse nome não é o correto a ser utilizado, ainda insistentemente escute por aí.

OS ARQUIVOS PODEM SER VERTICAIS OU HORIZONTAIS

  
ESTES SÃO MODELOS DE PASTAS SUPENSAS, UTILIZADOS EM ARQUIVOS VERTICAIS.

DEMAIS MODELOS DE PASTAS UTILIZADAS EM GAVETEIROS E PRATELEIRAS.

Guias
Retângulos de cartolina, do mesmo tamanho da pasta, que servem para separar as divisões de um arquivo ou fichário.

Projeção é a saliência superior de uma guia, recortada na própria cartolina ou aplicada nela.

Tiras de inserção

são tiras de papel ou cartolina que receberão as anotações determinadas pelo método de arquivamento e que serão inseridas nas projeções.

•         Pré-picotadas

•         Etiquetas auto-adesivas

•          

Notação é a inserção feita na projeção, que pode ser aberta ou fechada, alfabética, ou alfanumérica.

Pasta Suspensa

A pasta suspensa serve para manter as informações armazenadas de forma ordenada, dentro de arquivos. Consequentemente, serve para prolongar a vida útil dos documentos impressos. 

  Material de Consumo

·         São aqueles que sofrem desgaste pelo uso, e que precisam ser substituídos. Ex: (grampo, papel, etc...)

  Material Permanente

·         São aqueles que não precisam ser trocados com muita frequência... Ex: (grampeador, móveis, etc...)

OUTROS TIPOS DE ORGANIZADORES

Vanessa Lindoso

Professora de Profissionalizante

Via Educação